Règlement d'ordre intérieur (19 février 2002)
Article 1. Le montant de la cotisation annuelle est de 45 EUR. Celui-ci est réduit de 50 % pour les membres de moins de 26 ans.
Article 2. L'a.s.b.l. Geologica Belgica collabore avec la Société Géologique de Belgique à Liège en matière de publication du périodique et de feuillets d'information, et en matière de politique d'échanges des bibliothèques respectives. Cette collaboration est fixée dans une convention signée le 23 août 2000. Pour la durée de sa validité, le président, l'éditeur scientifique et le bibliothécaire de la Société Géologique de Belgique seront proposés par le Conseil d'Administration existant de l'a.s.b.l. Geologica Belgica comme candidats à des mandats de conseiller du Conseil d'Administration suivant de l'a.s.b.l. Geologica Belgica, comme prévu à l'article 16 des statuts de l'a.s.b.l.
D'autre part, l'a.s.b.l. Geologica Belgica jouit de l'appui de l'Etat belge, sous certaines conditions, pour l'impression du périodique par le Ministère des Affaires Economiques et l'hébergement de sa bibliothèque d'échanges au Service Géologique. Une Convention avec l'Etat a été signée le 7 septembre 1998.
Le Conseil d'Administration veillera à la compatibilité des deux conventions.
Article 3. L'a.s.b.l. Geologica Belgica publie un recueil périodique sous le titre Geologica Belgica.
Ce recueil comprend:
- les communications scientifiques, révisions, courtes notes et autres travaux originaux acceptés pour publication, particulièrement ceux qui sont en relation avec la géologie de la Belgique et des zones adjacentes.
- des comptes rendus et des chroniques bibliographiques ;
- éventuellement les actes de l'a.s.b.l. et toutes les communications intéressant les membres.
Article 4. La production du périodique se fait en collaboration avec le Ministère des Affaires Economiques, suite à la Convention entre l'Etat belge et l'a.s.b.l. du 7 septembre 1998. Les stipulations financières de cette Convention concernant la publication seront soigneusement suivies.
Dans des cas exceptionnels, par exemple un retard inacceptable dans l'impression par le Ministère des Affaires Economiques, le Conseil d'Administration peut décider de faire imprimer un numéro du périodique sur fonds propres; ce numéro ne sera pas sujet aux stipulations financières de la Convention mentionnée.
Article 5. La rédaction scientifique de la revue Geologica Belgica se fera en collaboration avec la Société Géologique de Belgique établie à Liège.
L'editorial board de la revue est composé de deux éditeurs scientifiques, à savoir un éditeur principal et un éditeur adjoint, assistés par dix éditeurs associés, à savoir cinq Belges et cinq étrangers, qui représentent différentes disciplines des sciences de la terre.
L'a.s.b.l. Geologica Belgica nomme un éditeur scientifique, qui fera partie du Conseil d'Administration selon l'art. 16 des statuts. L'autre éditeur scientifique, qui devra aussi être membre de l'a.s.b.l. Geologica Belgica, sera nommé par la Société Géologique de Belgique. Un des éditeurs scientifiques sera nommé éditeur principal, l'autre éditeur adjoint du périodique Geologica Belgica, de commun accord entre les deux sociétés, par approbation par les Conseils d'Administration respectifs. En cas de désaccord, c'est la Société Géologique de Belgique qui décide. L'éditeur principal est mentionné dans le périodique comme "executive editor". L'éditeur adjoint sera mentionné comme "associate editor".
Les dix éditeurs associés seront également nommés de commun accord entre les deux sociétés, pour un mandat limité à six ans avec renouvellement de la moitié des éditeurs tous les trois ans. C'est l'éditeur principal qui assure le contact entre les éditeurs. La nécessité des réunions de l'editorial board est décidée par l'éditeur principal, mais peut être demandée par le Conseil d'Administration d'une des deux sociétés. Le président et le secrétaire de l'asbl Geologica Belgica peuvent assister aux réunions, sans vote, conformément à l'article 17 des statuts.
Article 6. L'éditeur principal, assisté de l'éditeur adjoint, veillera à donner aux publications de l'a.s.b.l. une présentation et une tenue conforme aux usages scientifiques internationaux. Il prend l'avis d'au moins deux lecteurs pour chaque manuscrit déposé. En cas de litige, l'avis de l'editorial board est demandé.
Article 7. Le règlement des publications (Instructions aux Auteurs), établi par les éditeurs scientifiques, avec l'approbation du Conseil d'Administration, tiendra compte des exigences de l'imprimerie et pourra être modifié et adapté à l'évolution des techniques de l'impression. Il pourra être publié dans le périodique ou sera disponible électroniquement.
Les auteurs respecteront les "Instructions aux Auteurs" pour faciliter le traitement du manuscrit et son impression. Ils s'inspireront le plus largement possible des règles et recommandations enoncées par les instances scientifiques internationales pour l'unification des nomenclatures géologique, stratigraphique, etc.
Article 8. Les manuscrits déposés et acceptés deviennent la propriété de l'a.s.b.l. Geologica Belgica, conformément aux dispositions prévues dans les Instructions aux Auteurs. L'auteur garde la propriété intellectuelle et la complète responsabilité des idées exprimées. Les droits financiers découlant du copyright appartiennent conjointement à l'a.s.b.l. Geologica Belgica et au Ministère des Affaires Economiques.
Article 9. Les épreuves sont revues et corrigées par les auteurs. La publication d'un fascicule ne peut être postposée dans le cas où un manuscrit n'est pas rentré dans les délais prévus.
Article10. Vingt-cinq tirés-à-part sont fournis gratuitement au premier auteur; des exemplaires supplémentaires sont fournis suivant un tarif pré- établi.
Article 11. Le périodique scientifique de l'a.s.b.l. Geologica Belgica est distribué aux membres, conformément aux dispositions de l'article 7 des statuts.
Les personnes ou institutions étrangères à l'a.s.b.l. peuvent s'abonner à la revue Geologica Belgica à des conditions à déterminer par le Conseil d'Administration.
Les numéros séparés du périodique peuvent être achetés à des conditions à déterminer par le Conseil d'Administration.
Les anciennes publications de l'a.s.b.l., si elles sont encore disponibles, peuvent être obtenues à un prix réduit dont le montant sera fixé par le Conseil d'Administration sur proposition du secrétaire.
Les revenus des abonnements et de la vente au numéro reviennent à l'Etat en application de la Convention signée le 7 septembre 1998, pour autant que le fascicule en question ait été imprimé aux frais de l'Etat après cette date.
Article 12. La publication de l'a.s.b.l. Geologica Belgica peut être échangée, sur proposition du bibliothécaire, contre d'autres recueils scientifiques à l'intérieur du pays ou à l'étranger. Dans l'intérêt de la communauté géologique en Belgique, des consultations auront lieu avec les bibliothécaires du Service Géologique et de la Société Géologique de Belgique, pour compléter les différentes bibliothèques d'échanges de façon optimale.
Article 13. Un feuillet d'information mensuel (sauf avril, juillet et août) appelé "Miscellanea Geologica" est publié par l'a.s.b.l. Geologica Belgica, en collaboration avec la Société Géologique de Belgique, l'Union belgo- luxembourgeoise des géologues, et l'Association Géologique du Luxembourg. Les frais de production seront partiellement remboursés par les deux dernières au prorata du nombre de leurs membres.
Le feuillet d'information sera distribué gratuitement par l'a.s.b.l. Geologica Belgica à ses membres résidant en Belgique et pays limitrophes.