GEOLOGICA BELGICA LUXEMBURGA Scientia & Professionis
Association sans but lucratif
Adresse complète du siège: Rue Jenner 13 - 1000 Bruxelles
Numéro d'entreprise: 0795112760
Constitution des statuts au 20 Décembre 2022
LES FONDATEURS
1. L'Association sans but lucratif « Union belgo-luxembourgeoise des Géologues - Belgisch-Luxemburgse Unie van Geologen », en abrégé “U.B.L.G”.-“B.L.U.G”, dont le siège est situé Rue Jenner 13, à Bruxelles (1000 Bruxelles), inscrite au Registre des Personnes Morales sous le numéro 0421.395.219.
2. L'Association sans but lucratif "Geologica Belgica", dont le siège social est situé Rue Jenner 13, à Bruxelles (1000 Bruxelles), inscrite au registre des personnes morales sous le numéro 0409.690.485.
Les statuts de l'association sans but lucratif sont arrêtés comme suit :
TITRE I. Dénomination, origine, siège, but, objet, patrimoine & durée.
Article 1.
L’association adopte la forme d’association sans but lucratif. Elle est dénommée GEOLOGICA BELGICA LUXEMBURGA Scientia & Professionis. L’appellation abrégée GEOLOGICA BELGICA (G.B.) pourra être utilisée dans les actions de présentation et de diffusion. GEOLOGICA BELGICA LUXEMBURGA Scientia & Professionis reprendra les activités des associations sans but lucratif suivantes, au terme de leur liquidation: Geologica Belgica a.s.b.l., elle même héritière de la Société belge de Géologie (fondée à Bruxelles en 1887) et de la Société géologique de Belgique (fondée à Liège en 1874) pro parte, et l'UNION BELGOLUXEMBOURGEOISE DES GEOLOGUES, en abrégé U.B.L.G. asbl; en néerlandais «Belgische-Luxemburgse Unie van Geologen», en abrégé: «B.L.U.G. vzw» (fondée à Bruxelles en 1981). L’adresse électronique officielle de l’association est « info@geologicabelgica.be”.
Article 2.
Le siège est établi en Région de Bruxelles Capitale, au 13 de la rue Jenner à 1000 Bruxelles, arrondissement judiciaire de Bruxelles.
Article 3.
L'association a pour but et objet :
a) d’une part de contribuer au développement des Sciences de la Terre, de leurs applications et des sciences apparentées, et de créer un climat favorable à la diffusion des résultats scientifiques et de la recherche dans ces domaines, aussi bien en Belgique que dans le cadre européen. A cette fin, les objectifs suivants seront poursuivis: la publication d'un périodique scientifique et de feuillets d'information, l'organisation d'excursions géologiques, colloques et conférences, ainsi que l'attribution de prix et distinctions.
b) et d’autre part de constituer et animer un groupement professionnel de praticiens de la géologie et autres Sciences de la Terre, oeuvrant en Belgique ou au Luxembourg et qui engagent leur responsabilité dans l'exercice de la profession. A cet effet, l'association a pour mission de :
• représenter la profession ainsi définie, notamment auprès des pouvoirs publics;
• défendre et illustrer le rôle de la profession;
• élaborer une ou des actions tendant à obtenir la protection de titres professionnels.
Geologica Belgica Luxemburga Scientia & Professionis deviendra membre de la Fédération Européenne des Géologues (FEG) en lieu et place de l’U.B.L.G.
Article 4.
Le fonds social est constitué du produit des cotisations, des dons et legs autorisés par la loi, ainsi que par tous autres revenus, subsides ou produits divers. Il peut consister en biens de toute nature, meubles ou immeubles, sans autres restrictions que celles qui sont imposées par la loi.
Article 5.
L'association est constituée pour une durée illimitée. Elle peut être dissoute par décision de l’Assemblée générale statuant comme en matière de modification des statuts.
TITRE II. Des membres: définition, admission, droit, cotisation, démission & exclusion.
Article 6.
L’association se compose de 20 membres au moins, répartis en deux catégories: les membres Scientia et les membres Professionis. Pour être admis comme membre Scientia, un candidat doit justifier d’un intérêt pour l’association et le domaine des Sciences de la Terre. Pour être admis comme membre Professionis, un candidat doit être praticien de la géologie ou d’une autre Science de la Terre et satisfaire aux quatre conditions cumulatives suivantes:
1. posséder la nationalité de l’un des pays de l’Union européenne ou posséder un lien avec la Belgique ou le Grand-Duché de Luxembourg à savoir:
a. être de nationalité belge ou luxembourgeoise ou;
b. y résider ou;
c. travailler ou;
d. être porteur d’un diplôme belge ou luxembourgeois, comme défini au point 2 ci-après
2. être porteur d’un diplôme de licencié en sciences géologiques, de bachelier en sciences géologiques, de master en sciences géologiques, de docteur en sciences groupe géologie, d’ingénieur géologue, d’ingénieur des mines ou de docteur en sciences appliquées, ou d’un titre équivalent, délivré par l’un des pays de l’Union européenne, conformément à la directive européenne sur l’équivalence des diplômes ou à défaut, posséder une qualification reconnue par le Conseil d’administration de l’association;
3. exercer une profession reposant essentiellement sur des disciplines ou techniques relevant des Sciences de la Terre et tirer de cet exercice le principal de ses ressources (ou être retraité de l’une de ces professions mais porteur du titre de Géologue Européen, tel que défini à l’article 7);
4. présenter les qualités d’honneur et de probité nécessaires à l’exercice de la profession. Les membres de la catégorie Professionis sont pris en compte à l’égard de la Fédération Européenne des Géologues. Tout membre Professionis peut introduire auprès de la Commission Nationale d’Instruction (CNI) de l’association un dossier de candidature au titre de Géologue Européen. En cas de doute, une demande d’avis consultatif déterminant leur éligibilité potentielle peut être formulée préalablement. L'acquisition du titre donne lieu à diverses obligations envers la FEG, telles que la cotisation annuelle et l’obligation de formation continue. Tous les membres ont le droit d'assister aux activités de l'association, de consulter la bibliothèque et les media sociaux internet de l’association.
Article 7.
Toute personne physique ou morale qui désire être membre de l’association adresse une demande écrite au Président ou le cas échéant, au membre du Conseil d’administration en charge des inscriptions.
La candidature d’une personne morale doit préciser l’identité et les coordonnées de son représentant (personne physique).
La demande d’admission comprend :
• Pour un candidat membre Scientia une justification de son intérêt pour l’association et le domaine des sciences de la terre;
• Pour un candidat membre Professionis, les pièces justificatives des conditions énumérées à l’article 6. Le Conseil d’administration se prononce sur la demande d’admission selon le cas lors de sa plus proche réunion ou selon une procédure écrite. La décision est prise à la majorité qualifiée des deux tiers des voix présentes ou représentées. Il peut demander au candidat membre Professionis un complément d’information. L’admission ou le refus d’admission est communiqué au candidat membre par courrier ordinaire ou électronique. Le refus n’est pas motivé. En cas d’admission, le nouveau membre doit s’acquitter de la cotisation annuelle dans les 15 jours de la communication de la décision, quelle que soit la date de son admission au cours de l’exercice social.
La condition première pour qu’un membre puisse conserver son statut de membre à part entière, est le payement de sa cotisation annuelle. Tout membre Professionis qui ne remplit plus les conditions fixées par l’article 6 en informe immédiatement le Président du Conseil d’administration et à compter de cette date, acquiert la qualité de membre Scientia.
Tout membre Professionis qui possède le titre de Géologue Européen lors de son admission à la retraite, peut exceptionnellement conserver son statut de membre Professionis sur demande écrite, tant qu’il conservera le titre de Géologue Européen.
Article 8.
Tout membre peut démissionner par l’envoi d’un courrier ordinaire ou électronique, adressé au Président du Conseil d’administration. Est réputé démissionnaire tout membre en défaut de paiement de cotisation annuelle pendant trois exercices consécutifs. Les membres qui ne sont pas en ordre de cotisation annuelle perdent leur droit de vote.
Un membre Professionis peut démissionner de cette catégorie mais rester, s’il le désire, membre Scientia.
Article 9.
Tout membre peut être exclu.
L’exclusion d’un membre est prononcée par l’Assemblée générale sur proposition du Conseil d’administration
L’Assemblée générale délibère à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés, hormis la voix du membre dont l’exclusion est proposée. Ce dernier peut être entendu préalablement à la délibération. Une audition peut être réalisée physiquement ou il peut faire valoir ses arguments par écrit.
Le Conseil d’administration constatant, à la demande de l’intéressé, la disparition des motifs justifiant son exclusion, peut proposer à l'Assemblée générale sa réintégration.
Article 10.
Le membre démissionnaire ou exclu ainsi que ses ayants droit n’ont aucun droit sur le fonds social. Ils ne peuvent en particulier, réclamer le remboursement des cotisations versées.
Article 11.
Le montant de la cotisation est fixé chaque année par l'Assemblée générale sur proposition du Conseil d’administration, sans pour autant dépasser 200 Euros.
La cotisation annuelle peut faire l’objet de réduction ou de dérogations suivant les critères proposés et adoptés par l’Assemblée générale.
Les réductions de cotisations ou dérogations éventuelles sont précisées dans le ROI.
Article 12.
Le Conseil d’administration tient un registre des membres de l’association reprenant:
• pour les personnes physiques leurs noms, prénoms, adresse électronique et adresse postale de résidence
• pour les personnes morales leur dénomination, siège, adresse électronique et numéro d’inscription au registre des personnes morales.
Les membres doivent informer le Conseil d’administration de toute modification de leur adresse électronique ou de leur adresse postale de résidence.
Il peut décider de tenir le registre sous une forme électronique. D’une manière générale, le Conseil veillera au respect des dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Toute décision d’admission, de démission ou d’exclusion est inscrite dans le registre des membres de l’association dans les huit jours suivant la décision du Conseil d’administration ou sa prise d’acte de la décision de l’assemblée générale.
Article 13.
Les membres ne contractent aucune obligation personnelle en raison des engagements de l'association.
TITRE III. De l'assemblée générale: constitution, tenue, convocation & pouvoirs.
Article 14.
Tous les membres de l'association constituent l'Assemblée générale, chacun disposant d'une voix.
Tout membre peut se faire représenter à l'Assemblée générale par un autre membre par voie de procuration écrite.
Un membre ne peut être porteur de plus de deux procurations.
Le Conseil d’administration peut, dans le cadre et l'esprit de l'objet social de l'association, inviter des personnes à participer aux travaux de l'assemblée. Ces personnes y siègent avec voix consultative.
Article 15.
Il doit être tenu au moins une Assemblée générale chaque année, dans le courant du premier semestre qui suit la fin de l’exercice.
En outre, une Assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à tout moment, par décision du Conseil d'administration, ou lorsqu’un cinquième des membres au moins en fait la demande avec une proposition d'ordre du jour. Dans ce cas, le Conseil d’administration convoque l’Assemblée générale extraordinaire dans les 21 jours suivant la demande, et l’Assemblée générale extraordinaire se tient au plus tard le quarantième jour suivant cette demande.
Article 16.
L'assemblée générale est convoquée par courrier électronique adressé à tous les membres, au moins quinze jours avant sa tenue.
La convocation contient l’ordre du jour, la date et l’heure de la réunion, le procès-verbal de l’assemblée précédente, ainsi que, le cas échéant, les articles des statuts soumis à modification.
Tout point proposé par au moins un 20ème des membres est inscrit à l’ordre du jour.
Article 17.
L'assemblée générale exerce les compétences qui lui sont réservées par la loi. Ces compétences exclusives ne peuvent être déléguées à un autre organe. Une délibération de l’assemblée générale est requise pour :
1. la modification des statuts;
2. le vote du Règlement d'Ordre Intérieur (ROI) ainsi que ses modifications;
3. la nomination et la révocation des administrateurs;
4. la nomination et la révocation du(es) commissaire(s) ainsi que la fixation de leur rémunération le cas échéant;
5. la décharge à octroyer aux administrateurs et au(x)commissaire(s);
6. l'approbation des budgets et des comptes annuels;
7. la fixation du montant de la cotisation;
8. l'autorisation d'acquérir, d'échanger, d'aliéner ou d'hypothéquer des biens immeubles;
9. l’exclusion d’un membre;
10. la transformation de l’association en société coopérative agréée comme entreprise sociale et en société coopérative entreprise sociale agréée;
11. la dissolution de l'association, la nomination des liquidateurs, la détermination de leurs pouvoirs et la destination de l'avoir social;
12. effectuer ou accepter l’apport à titre gratuit d’une universalité..
Article 18.
L'assemblée générale est présidée par le Président du Conseil d'administration ou en cas d’empêchement, par un Vice-Président ou à défaut par le plus âgé des administrateurs présents. Le Président désigne un secrétaire, chargé de la rédaction du procès-verbal de l'assemblée générale.
Les décisions de l'assemblée générale sont prises à la majorité simple des voix des membres présents et représentés, sauf dans les cas où la loi ou les statuts requièrent une autre majorité notamment pour la modification des statuts, la dissolution et la liquidation de l’association. En cas de parité, la voix du président de séance est prépondérante.
En particulier, toute modification des statuts, dont la dissolution de l’association ou la modification de son objet ou de son but désintéressé, ne pourra être adoptée que si au moins deux tiers des membres sont présents ou représentés à l’assemblée. A défaut, une seconde convocation sera nécessaire et l’assemblée pourra alors statuer et délibérer quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. Aucune modification n’est admise que si elle réunit les deux tiers des voix exprimées, ce quorum étant porté à quatre cinquièmes pour toute modification de l’objet ou du but de l’association, sans qu’il soit tenu compte des abstentions au numérateur et au dénominateur.
Il sera procédé à un vote à bulletin secret à la demande d'au moins trois membres présents. Dans ce cas, le Président de l'assemblée générale désigne un ou plusieurs scrutateurs qui organisent et contrôlent le vote. Ce mode de scrutin est obligatoire pour la nomination des membres du Conseil d’administration lorsque plusieurs candidatures sont en concurrence.
Lors de la présentation des candidats à l'élection des postes d'administrateurs, le Président de l’assemblée veille à l’équilibre entre les candidats membres Scientia et Professionis, voire des candidats représentants des institutions belges s’occupant des Sciences de la terre, en fonction du nombre de postes à pourvoir au Conseil d’administration.
Les candidats aux mandats de responsables de la communication et d'éditeurs scientifiques, sont présentés par le Conseil d’administration. Pour les autres fonctions, tous les membres de l'association sont éligibles.
Les procès-verbaux des assemblées générales précédentes sont approuvés par l’assemblée. Le Président et un second administrateur signent les procès-verbaux. Ils sont consultables dans la section «members only» du site internet de l’association. Les décisions sont éventuellement portées à la connaissance de tiers qui en justifient l’intérêt par courrier ordinaire ou électronique.
TITRE IV. Du Conseil d'administration : composition, durée des mandats & fonctionnement.
Article 19.
L’association est gérée par un Conseil d’administration composé de 10 à 20 membres dont au moins 10 membres sont élus par l'assemblée générale parmi les membres.
Le Conseil d’administration est complété par l’ajout d’administrateurs ex-officio, également élus par l’assemblée générale.
Ces membres supplémentaires complètent le conseil pour un nombre maximum de 20 membres.
La durée du mandat est de deux ans à l’exception du mandat des administrateurs nommés ex-officio en qualité de responsable de la communication, d’éditeurs scientifiques et d’éditeurs scientifiques adjoints qui sera de quatre ans. Ils sont rééligibles. Le mandat court de l’assemblée générale qui les a nommés jusqu’à l’assemblée générale d’approbation des comptes de l’exercice social au cours duquel leur mandat prend fin.
En cas de vacance d’un poste d’administrateur, le Conseil d’administration peut nommer un nouvel administrateur pour achever le mandat de l’administrateur dont le mandat est devenu vacant. Dans ce cas, la première assemblée générale qui suit doit confirmer ou infirmer sa nomination .
Le Conseil d’administration élit, en son sein, un Président, un ou deux Vice-Présidents, un secrétaire et un trésorier.
Le Président préside avec impartialité à l'accomplissement des deux volets de l'objet social de l'association.
Article 20.
Le Conseil d’administration se réunit sur convocation du Président ou en cas d’empêchement, d’un Vice-Président, chaque fois que l’intérêt de l’association l’exige et en toute hypothèse, au moins quatre fois par an.
Les réunions se tiennent à l’adresse du siège social ou à toute autre adresse reprise dans la convocation ou éventuellement, par visio-conférence. Celle-ci mentionne les différents points de l’ordre du jour.
Le Conseil d’administration organise les activités de l’association et élabore le projet de ROI.
Le Conseil délibère à la majorité des administrateurs présents. En cas de parité, la voix du Président de séance est prépondérante.
La réunion est présidée par le Président ou en cas d’empêchement par un Vice-Président ou en cas d’empêchement, par l’administrateur présent le plus âgé.
Toute situation de conflits d’intérêts est réglée conformément à la loi.
Les procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration sont préparés par le secrétaire et approuvés par les administrateurs à l’entrée de la réunion qui suit, voire par consultation électronique à l’issue même de la réunion pour des raisons impératives. Ils sont consignés dans un registre spécial tenu au siège social ou sous une forme électronique.
Article 21.
Le Conseil d’administration prépare chaque assemblée générale annuelle et en élabore, pour chacun des volets de l'objet social, son ordre du jour comportant au minimum, les points suivants:
• énumération des activités réalisées durant l'exercice écoulé et leur retentissement;
• examen de la balance dépenses-recettes de l'exercice écoulé en regard du budget adopté;
• examen du rapport des commissaires aux comptes ;
• présentation des activités futures;
• projet de budget supportant ces activités;
• préparation des candidatures relevant de sa compétence.
Article 22.
Le Conseil d’administration gère les affaires de l’association et en organise les activités. Il prend toutes les dispositions et mesures nécessaires pour assurer la prospérité de l’association. Il élabore le règlement d'ordre intérieur. Le Président et le secrétaire font partie de toutes les commissions ou députations, mais peuvent se faire remplacer par un autre membre du Conseil d’administration si nécessaire.
Le conseil d’administration constitue un comité de gestion chargé de la gestion journalière de l’association dont il fixe la composition et qui comprend au minimum le Président, un Vice-Président, le Trésorier et le Secrétaire. Le comité de gestion se réunira au moins six fois par an et fera rapport au conseil d’administration.
Les aspects financiers et bancaires de l’association sont gérés par le Président, un Vice-Président et le Trésorier.
Dans certaines circonstances, lorsque le Conseil d'administration estime devoir requérir l'avis des membres de l'Association ou d'une partie de ceux-ci, une consultation écrite peut être organisée. Le cas échéant, le résultat est communiqué aux membres et au besoin, le point sera mis à l’ordre du our de la prochaine assemblée générale.
Article 23.
Le Conseil d’administration peut par ailleurs créer tout groupe de travail qu’il juge requis pour la réalisation de l’objet social de l’association, en invitant le cas échéant des membres de l’association qui n’ont pas la qualité d’administrateur. Les groupes de travail font rapport au Conseil d’administration..
Article 24.
Tous les actes qui engagent l'association à l’égard des tiers, sont valablement signés par le Président du Conseil d’administration agissant conjointement avec un Vice-Président ou le trésorier.
Ils ne doivent pas justifier de leurs pouvoirs à l’égard des tiers.
Article 25.
En dehors des obligations prévues par la loi, les membres du Conseil d’administration ne ontractent, en raison de leur gestion, aucune obligation personnelle ou solidaire relativement aux engagements de l’association.
TITRE V. Exercice social - Comptes annuels.
Article 26.
L'exercice social débute au 1er janvier et se termine au 31 décembre de l'année civile.
Article 27.
Le trésorier et le secrétaire sont responsables devant le Conseil d'administration de la tenue des comptes de l'association. Le trésorier dresse globalement l'inventaire, le bilan, le compte des recettes et dépenses de l'exercice écoulé, ainsi que le budget de l'exercice suivant.
Le trésorier veille à la vérification de la comptabilité par les commissaires aux comptes, leur présente toutes les pièces comptables et répond à leurs demandes d'explications.
A la date de vérification des comptes, le Conseil d’administration dresse l’inventaire et arrête les comptes de l’exercice écoulé.
Article 28.
L'excédent favorable du compte appartient à l'association; il est reporté à nouveau aux comptes de l'exercice à venir.
TITRE VI. De la dissolution, séparation et liquidation.
Article 29.
Sauf dissolution judiciaire, seule l’assemblée générale peut prononcer la dissolution de l’association.
Dans ce cas elle désigne le ou les liquidateurs, détermine les pouvoirs et la rémunération éventuelle.
Elle indique l’affectation à donner au solde de la liquidation qui devra être conforme aux buts poursuivis par l’association.
Article 30.
Si l'Assemblée générale venait à constater une impossibilité flagrante de fonctionner harmonieusement entre membres scientia et professionis, le conseil d'administration pourrait proposer à l'assemblée générale la scission de Geologica Belgica Luxemburga. Chacune des parties issues de la scission reprenant, sous forme d'une ASBL distincte selon leurs anciennes dénominations , ses prérogatives en termes de fonctions, droits et obligations.
Article 31.
En cas de dissolution de l’association, l’affectation de l’actif net de l’avoir social doit obligatoirement être faite en faveur d’une association ou d’une institution de but et objet analogues à ceux de la présente association, institution à caractère scientifique et professionnel qui sera déterminée par l’assemblée générale. Au cas où, par suite d’une raison quelconque, légale ou autre, l’application de la clause précédente s’avérait impossible, les modalités suivantes seront scrupuleusement respectées.
Pour la partie scientia de Geologica Belgica Luxemburga, les actifs qui lui reviennent, ainsi que les archives, la bibliothèque et les collections, seront attribués en propriété personnelle et exclusive, à l’Institut Royal des Sciences naturelles de Belgique, qui veillera à leur pérennisation.
Pour la partie professionis de Geologica Belgica Luxemburga, la représentation des membres auprès de la Fédération Européenne des Géologues sera assurée conjointement par les services géologiques de Belgique et de Luxembourg, de manière permanente ou temporaire jusqu'à la constitution d'une nouvelle association de géologues professionnels.
TITRE VII. Dispositions diverses.
Article 32.
Pour tout litige relatif aux affaires de l’association, entre l’association et ses membres, les membres du Conseil d’administration, les liquidateurs ainsi que pour tout litige entre ces personnes, compétence exclusive est attribuée aux tribunaux du siège de l’Association, à moins que celle-ci n’y renonce expressément.
La législation en vigueur, notamment la loi du 23 mars 2019 relative au Code des sociétés et associations, publiée au Moniteur belge du 4 avril 2019 et les (suivants) arrêtés d'application s'appliquent à tout ce qui n'est pas régi par les présents statuts de l'association.